Lasciare Xibo senza perdere
il palinsesto.

Sei qui perché c'è un conto che non torna. Da mesi mandi avanti un impianto tuo — Xibo, Anthias, Concerto, info-beamer, quello che sia — e la parola «gratis» ha smesso di descrivere quello che ti costa. Probabilmente il momento preciso è stato un venerdì sera, in piedi davanti a uno schermo nero, con il portatile aperto sul bancone: è lì che di solito si somma per la prima volta il prezzo del proprio tempo, e il risultato sorprende.

Questa guida non è scritta per convincerti. È scritta per mettere in fila i passi: prima capire che cosa hai davvero, poi contarlo, poi decidere. Se alla fine resti sul tuo server, ottimo — ci sono cinque situazioni in cui è la scelta giusta e le trovi elencate nel capitolo 3, senza trucchi. Se decidi di cambiare, il capitolo 4 spiega come portare via quello che hai già costruito senza perderlo.

Trasparenza, perché serve a te più che a noi: Digisini è un servizio in abbonamento e ha un interesse evidente a che tu lo provi. La guida è scritta lo stesso come ci sarebbe piaciuto leggerla quando la domanda ce la siamo fatta noi: senza attaccare i progetti aperti, che sono software serio mantenuto da gente seria, e senza nascondere i cinque casi in cui la risposta giusta non siamo noi.

Le formule del foglio di calcolo allegato sono tutte visibili. Se un'ipotesi non ti torna, cambiala: il numero che conta è il tuo, non quello dell'esempio. E se qualcosa in queste pagine non quadra, scrivicelo — un documento che promette conti auditabili deve reggere anche l'audit di chi lo legge.

Un'ultima cosa sull'ordine. La tentazione è aprire subito il foglio e mettere numeri. Non farlo: senza l'inventario del capitolo 1 metterai stime, e una stima messa in fretta pesa sul risultato quanto un dato vero. Un pomeriggio di elenco vale più di un'ora di calcolo.

Nessun calcolo di costo totale regge se sotto non c'è un elenco. Il numero che esce dal foglio vale quanto valgono le righe che ci hai messo, e la metà delle migrazioni che vanno male non falliscono in fase tecnica: falliscono perché il giorno dello spegnimento salta fuori uno schermo di cui nessuno si ricordava.

Questo capitolo si fa in un pomeriggio e serve comunque, qualunque cosa deciderai dopo: se resti su un impianto tuo, è la documentazione che oggi non hai; se passi a un servizio gestito, è quello che ti chiederanno il primo giorno. È lavoro che non si butta.

1.1 · Gli schermi, uno per riga

Apri un foglio vuoto e mettici una riga per schermo. Sei colonne, e la sesta è quella che di solito manca:

• Dove sta, detto come lo direbbe chi ci lavora. «Bancone del bar, filiale di via Cavour», non «schermo 3». Se il nome non serve a mandare qualcuno lì senza spiegazioni, non è un nome.
• Che cosa lo accende. Smart TV di marca, box Android TV, Chromecast, Fire Stick, Raspberry Pi con la sua scheda. Segna il modello: fra due anni sarà la differenza fra sostituire un pezzo e rifare l'impianto.
• Risoluzione e orientamento. 1080p orizzontale, 4K verticale. Il verticale è quello che rompe i layout ereditati.
• Come sta in rete. Wi-Fi o cavo, IP fisso o DHCP. Gli schermi in Wi-Fi sono quelli che cadono di notte.
• L'ultima volta che si è piantato, e perché. Se non te lo ricordi, scrivi «dato perso»: è una risposta, e per il calcolo vale più di una stima inventata.
• Chi l'ha riacceso quell'ultima volta. Questa colonna è la ragione del capitolo. Le ore che finiranno nel conto sono le sue.

Se hai più di cinque schermi e questo elenco non esiste già, ferma qui la migrazione e dedica la giornata solo a questo.

1.2 · Che cosa gira su ogni schermo

Per ogni riga di prima, elenca il contenuto. Non i file: le cose che devono succedere.

• Le playlist attive, con il nome interno, cosa mostrano e ogni quanto cambiano: ogni giorno, ogni settimana, ogni stagione.
• Il calendario dell'anno. È la voce che si dimentica sempre. Natale, San Valentino, Ferragosto, i saldi di gennaio e di luglio — che in Italia hanno date fissate per regione — le partite, la sagra del paese. Se una di queste date arriva e lo schermo mostra ancora l'offerta precedente, l'impianto non sta lavorando: sta occupando una parete.
• Quello che sei obbligato a mostrare. Gli allergeni se somministri cibo, il divieto ai minori se vendi alcol o svapo, la capienza se sei un locale notturno, il codice identificativo regionale se affitti a turisti. Sono contenuti che non puoi «rimandare a domani» quando cambia il menù.
• Dove stanno i file, e in che ordine. Una cartella per reparto e per data non è pignoleria: è la differenza fra rifare la migrazione in due ore o in due settimane.

1.3 · Le ore, che è la parte che nessuno scrive

Qui si compila la colonna che poi decide tutto il confronto. Per gli ultimi dodici mesi, e a memoria se non hai altro:

• Quante volte si è aggiornato il sistema e quanto tempo è servito ogni volta, contando anche la mezz'ora persa a controllare che dopo l'aggiornamento gli schermi ripartissero.
• Quante volte è caduto qualcosa e chi è andato a sistemarlo. Se è andato il titolare, il costo esiste lo stesso: è il lavoro che non ha fatto quel giorno.
• Quante volte hai chiesto aiuto fuori — un tecnico, un amico, il nipote che «ci capisce». La terza è la più costosa delle tre, perché è quella che sparisce senza preavviso.

Se il totale ti sembra basso, controllalo con chi apre la mattina. Le ore di chi mantiene un impianto non le ricorda mai chi lo ha deciso.

1.4 · Da che cosa dipendi senza saperlo

L'ultima lista è di dipendenze, e si scrive in dieci minuti: il dominio e chi lo rinnova, il certificato e quando scade, il fornitore del server, la persona che ha in mano le password, e il numero di telefono a cui chiami se domani non si accende niente. Se una di queste caselle contiene un nome solo, quello non è un impianto: è un accordo con una persona.

Con l'inventario davanti, il calcolo diventa noioso — che è esattamente l'obiettivo. Quello che segue non è una stima di mercato: sono le quattro voci che compongono il costo di un impianto self-hosted e il modo di sbagliarle.

2.1 · Il foglio Excel allegato

Il file che ricevi via email ha una scheda per scenario e le formule in chiaro. Non c'è nessuna cella nascosta: se una ipotesi non ti convince, cambiala e guarda come si muove il totale. È fatto per essere contestato, non per essere creduto.

2.2 · Perché il primo istinto sbaglia sempre

Chi fa questo conto per la prima volta scrive il prezzo del server e si ferma. Mancano tre cose, e sono le tre che pesano:

• Il VPS non è l'infrastruttura. Al server vanno aggiunti il dominio, il certificato, lo spazio dei backup e — se ti interessa sapere che uno schermo è caduto prima che te lo dica un cliente — il monitoraggio. Sono voci piccole che insieme raddoppiano la riga.
• Le ore si contano anche quando non si fatturano. Se le fa un tecnico esterno, arriva una fattura. Se le fa chi apre la mattina, non arriva niente e il costo è lo stesso: è il lavoro che quel giorno non ha fatto. Contarle a zero è la ragione per cui quasi tutti i confronti fatti in casa danno vincente il self-hosted.
• Lo schermo spento costa. Non in bolletta: in quello che quella parete avrebbe dovuto dire e non ha detto. Non serve una cifra precisa — serve non scrivere zero.

2.3 · Tre casi con i numeri

Mettiamo cifre su tre dimensioni tipiche. Ipotesi per l'Italia: sistemista esterno a 40 €/h, ora del titolare a 28 €/h. Cambiale nel foglio se le tue sono altre — è per questo che le formule sono visibili.

Caso A · Bar con 2 schermi

A questa dimensione il confronto non è nemmeno economico: è che quelle 129 ore sono del titolare, e un bar con due schermi non ha una seconda persona a cui darle.

Caso B · Piccola catena con 5 schermi

Qui compare il costo che non si vede in nessuna delle due colonne: i guasti crescono con gli schermi ma le persone no, e la quinta sede è sempre quella che resta spenta più a lungo perché è la più lontana da chi sa rimetterla in piedi.

Caso C · Rete di 30 schermi su più sedi

A questa dimensione il conto si complica a favore del self-hosted, ma solo con un reparto IT interno. Ipotizzando un sistemista dedicato al 15 % del suo tempo più infrastruttura ridondata si arriva a circa 9.500 €/anno, contro 1.990 €/anno di Digisini Network: la differenza lorda è di 7.510 €/anno. Il cloud vince ancora, ma quella differenza va divisa per il fatto che quel sistemista, quasi sempre, non fa solo signage.

Dagli 80-100 schermi in su, con un sistemista a tempo pieno, il self-hosted comincia a pareggiare e poi a vincere. Ma a quel punto non sei una PMI: sei una catena, e questa guida probabilmente non è per te.

Questo capitolo esiste per onestà. Se il conto del capitolo precedente finisse sempre allo stesso modo, non servirebbe un calcolatore: servirebbe un volantino. Ci sono cinque situazioni in cui installare tutto in proprio è la scelta corretta, e in nessuna delle cinque il motivo è il prezzo della licenza.

3.1 · Hai già un reparto IT e almeno 30-50 schermi

Il costo del sistemista è già pagato da altro: tiene in piedi il gestionale, il CRM, i file server. Un'istanza in più è lavoro marginale. E la libertà di toccare il codice serve davvero: programmare le fasce orarie al minuto, agganciare il sistema dei turni, scrivere il modulo che porta il cruscotto in sala riunioni. Sotto quella soglia, quelle stesse ore sono il costo più alto del progetto.

3.2 · Il dato non può uscire di casa

Banche, sanità con vincoli sul luogo di conservazione, appalti pubblici con la clausola scritta nel capitolato. Esiste cloud certificato per buona parte di questi casi, ma a volte è più rapido montarlo dentro l'infrastruttura che ti sei già aggiudicata. Se questa è la tua situazione, il ragionamento non è economico: è di conformità, e l'open source in casa tua resta ragionevole.

3.3 · Devi estendere il codice

Il tuo lavoro dipende da un pezzo che nessun servizio in abbonamento ti farà: l'integrazione con un gestionale scritto quindici anni fa, i lettori RFID dei totem, la sincronizzazione con la radio interna del centro commerciale, il collegamento con il PMS dell'albergo che nessuno vuole più toccare. Prendere un progetto aperto, dedicargli due settimane di sviluppo e mantenerlo è una decisione sensata. Al fornitore in abbonamento chiederai un preventivo e la risposta sarà «no» oppure «Enterprise».

3.4 · Sei tu a rivendere il servizio

Se vendi ai tuoi clienti una soluzione con il tuo marchio e l'open source sotto, quello non è un costo: è il tuo prodotto. Le ore di manutenzione sono lavoro fatturato, non tempo perso, e il conto del capitolo 2 va rifatto al contrario.

3.5 · Lo stai facendo per imparare

Se il progetto è anche il modo di capire come funziona una rete di schermi, le ore non sono un costo: sono la ragione. Vale la pena dirlo perché è il caso più frequente fra chi arriva a questa guida e il più facile da confondere con un calcolo economico. Non lo è, e va benissimo così — basta non presentarlo in riunione come se lo fosse.

Se dopo i capitoli precedenti la decisione è cambiare, questi sono i passi. L'ordine conta: il primo è lungo e si può lasciare da solo, il secondo è breve e va fatto con calma, il terzo è quello dove si perde tempo se non lo si prepara.

Passo 1 · Portare via i file

È la parte più voluminosa e la più semplice, e conviene lanciarla per prima perché lavora mentre tu fai il resto. Due strade: scaricare via SFTP l'intera cartella della libreria dal server — con un client grafico o da terminale, di solito fra i 2 e i 10 GB — oppure, se non hai accesso SSH, usare l'esportazione dall'interfaccia, più lenta ma senza requisiti.

Mentre scarica, fai pulizia. I video della campagna dell'anno scorso non si portano dietro «per sicurezza»: quel «per sicurezza» diventa spazio occupato che paghi tutti i mesi e cartelle che nessuno saprà più leggere.

Passo 2 · Portare via i layout e il calendario

Ogni layout si esporta come archivio compresso. Non è un formato standard, e nessun servizio te lo importerà così com'è — ma non serve a quello: serve come riferimento visivo. Aprilo, guarda quale contenuto stava in quale zona, in che ordine e con quali durate.

Più utile ancora: fai delle catture del calendario in vista mensile e annuale, e una di ogni layout attivo nell'editor. Vai a ricostruire, non a copiare, e in due settimane non ricorderai perché quella fascia oraria finiva alle 16:30.

Passo 3 · Le equivalenze, per non cercarle a metà lavoro

La differenza che sorprende di più non è nessuna di queste righe: è che alla fine della migrazione non resta un server da aggiornare. Le 129 ore del caso A non si spostano da qualche parte — smettono di esistere, ed è l'unica voce del foglio che non si recupera se un giorno si torna indietro.

Passo 4 · Aprire l'account e collegare il primo schermo

Questa parte dura cinque minuti ed è l'unica del capitolo che non richiede preparazione. Ci si registra senza carta di credito, si sceglie il piano gratuito per cominciare — uno schermo, con il logo Digisini in sovrimpressione — e si carica il modello del proprio settore: bar, palestra, studio dentistico, autoscuola. Logo, colori e recapiti si cambiano dal pannello.

Il collegamento dello schermo non prevede installazioni: sulla TV si apre l'indirizzo del player nel browser, compare un codice di sei cifre, lo si inserisce dal telefono e quello schermo è registrato. Se questa parte ti sembra troppo semplice rispetto a quello che facevi prima, è perché è dove stavano le ore.

Passo 5 · Rifare le playlist

È il passo con più lavoro manuale e conviene saperlo prima di iniziare, non a metà. Per ogni playlist che avevi, si trascinano i contenuti nell'ordine giusto, si impostano le durate e, se lo schermo è diviso, si assegnano le zone.

La differenza rispetto a ricostruire tutto da zero è che si parte da modelli di settore che hanno già la struttura: il menù con gli allergeni, il listino a due colonne, la bacheca dei corsi, il turno del giorno. Conta circa 45 minuti a playlist: le prime due andranno più lente perché stai imparando l'editor, le ultime voleranno. Con sei playlist è mezza giornata, ed è onesto dirlo prima che scoprirlo dopo.

Passo 6 · Le fasce orarie e il calendario

Qui si carica il calendario che hai documentato nel capitolo 1, e per questo quel capitolo veniva prima. Fasce diverse fra pranzo e cena, promozioni del fine settimana, le date fisse dell'anno.

Un consiglio che fa risparmiare ansia: programma prima tutte le date fisse dell'anno intero — Natale, i saldi, Ferragosto, la festa del patrono — e lascia per dopo quelle mobili. Così l'unica cosa che devi ricordare durante l'anno sono le eccezioni, non il calendario.

Il controllo finale

Prima di spegnere il vecchio server, tre verifiche che si fanno in un quarto d'ora e che evitano la telefonata del sabato:

• Stacca la rete a uno schermo per dieci minuti e guarda cosa mostra quando torna. Deve riprendere da solo, senza che nessuno vada lì.
• Cambia un prezzo dal telefono e cronometra quanto ci mette ad apparire. Quel numero è quello che dirai in riunione.
• Fai fare una modifica a chi non ha montato niente. Se ci riesce senza chiamarti, la voce più cara del capitolo 2 — la persona che sa come è fatto l'impianto — ha smesso di essere un rischio.

Solo dopo queste tre, spegni il vecchio server. E tieni i backup un mese: non perché servano, ma perché dormire tranquilli quel mese non costa niente.