Das Event-Menü, die Allergene und der Terminkalender,
auf den Bildschirmen des Caterings

Von November bis Weihnachten passiert das halbe Jahr. Die Betriebsfeiern liegen in sechs Wochen übereinander, oft zwei am selben Abend in zwei Sälen, und das Personal ist zu zwei Dritteln Aushilfe, die den Betrieb nicht kennt. Ein Bildschirm im Office mit Saal, Uhrzeit, Gedeckzahl und Ansprechpartner pro Veranstaltung ersetzt genau das Blatt, das um 18 Uhr niemand mehr findet — und er ist am 3. Dezember genauso aktuell wie am 2.

Sieben oder neunzehn Prozent ist keine Kleinigkeit. Ob das Essen mitgenommen oder vor Ort serviert wird, ändert den Steuersatz und damit den Preis, den der Kunde am Ende sieht. Wer das im Angebot nicht getrennt ausweist, diskutiert es hinterher — und zwar mit demjenigen, der die Rechnung freigeben muss, nicht mit dem, der bestellt hat. Auf dem Bildschirm im Showroom stehen beide Varianten nebeneinander, und das Gespräch findet vorher statt.

Und die Absage kommt später, als man denkt. Die endgültige Gästezahl steht bei Firmenfeiern oft erst 48 Stunden vorher fest, und sie wandert per Mail an eine Person. Wenn diese Zahl an einem Ort steht, den Küche, Service und Einkauf sehen, wird nicht dreimal nachgefragt und es wird nicht für zwanzig Personen zu viel eingekauft — was bei zweihundert Gedecken der Unterschied zwischen Marge und Nullsumme ist.

Ganz ehrlich: Wir verwalten weder Angebote noch das Event-CRM. Der Bildschirm ist operativ — Plan, Gedecke, Allergene — und Schaufenster — Menüs, Portfolio —, keine Event-Verwaltungssoftware. Du bleibst bei deinem System; Digisini ist die Bildschirm-Ebene, die koordiniert und akquiriert.

Wie sich das regeln lässt, ohne dem Kunden das Risiko einfach zuzuschieben:

• Ein Stichtag mit Mindestzahl. Bis Tag X wird die Zahl genannt, darunter wird nicht abgerechnet. Das ist Standard in der Branche und wird trotzdem oft nur mündlich vereinbart.
• Eine Spanne statt einer Zahl. «90 bis 110» erlaubt Einkauf und Personalplanung und gibt dem Kunden Luft. Beide Seiten wissen dann, worüber sie reden.
• Und Nachmeldungen mit Preis. Spätere Gäste sind möglich und kosten mehr, weil kurzfristig eingekauft wird. Wenn das vorher steht, ist es eine Option; wenn nicht, ist es ein Streit.

Die Rechnung dahinter wird selten offen gemacht und erklärt alles: zehn Gäste weniger kosten den Wareneinsatz, zehn mehr kosten die Panik. Nach unten verliert man den Einkauf, nach oben verliert man Ruhe, Qualität und oft das Personal, das den Abend rettet. Die zweite Richtung ist die teurere.

Und es gibt eine Information, die den Abend selbst ruhiger macht: das Personal muss die endgültige Zahl kennen, bevor die Gäste kommen. Ein Team, das für hundert eingedeckt hat und für hundertzwanzig servieren muss, merkt es an der ersten Station — und ab dort läuft alles hinterher.

Schau in deine letzten fünf Aufträge und vergleich die kalkulierte Zahl mit der erschienenen. Wenn die Abweichung im Schnitt über zehn Prozent liegt, gehört ein Stichtag ins Angebot und nicht ins Gespräch.