A senha, os serviços e os avisos obrigatórios,
nos ecrãs do cartório

O cliente informado poupa tempo de todos. Um ato de cartório — uma escritura, um inventário, uma procuração — pede documentos específicos que o cliente muitas vezes não sabe quais são, e chega sem. Indicar no ecrã, por tipo de serviço, os documentos necessários faz o cliente chegar preparado, com tudo em ordem, e o ato acontece sem remarcações. É tempo poupado para o cartório e para o cliente, e menos estresse num serviço já vivido com certa ansiedade.

O sigilo é obrigatório. Um ato de cartório é um momento importante e privado, e o cliente espera discrição. A senha chamada por número, sem citar nomes, e uma organização clara e sóbria das salas respeitam esse sigilo. O Digisini não trata os dados dos clientes nem se conecta ao sistema de gestão: mostra o número da senha e os conteúdos que tu carregas, e nada do cliente sai do cartório. A discrição é parte da seriedade que o serviço representa.

A ordem comunica a seriedade do cartório. O cliente vive o ato com solenidade e muitas vezes com pouca familiaridade: um atendimento claro, informações práticas visíveis e uma espera bem organizada comunicam a seriedade e a confiabilidade que se espera de um cartório. É o profissionalismo mostrado nos detalhes, que tranquiliza o cliente num momento em que ele encara um passo importante da própria vida.

Com toda a franqueza: não nos conectamos ao teu sistema de gestão nem tratamos os dados dos atos; a senha por número não expõe nenhum dado. O ecrã mostra os documentos necessários, os avisos e as informações práticas que tu carregas, e tu atualizas pelo painel. O Digisini é a camada de ecrã que informa o cliente e organiza a espera, com o sigilo devido.

Há ainda um segundo detalhe que apanha toda a gente desprevenida: alguém tem de assumir o papel. A lei atribui essa responsabilidade a uma pessoa determinada — o cônjuge sobrevivo, ou o herdeiro que estiver em condições de o ser — e não é uma questão de boa vontade nem de quem tem mais tempo. Nas famílias grandes, ou nas que estão espalhadas por vários países, esse ponto sozinho consome semanas: toda a gente supõe que outra pessoa está a tratar disso. Uma frase escrita na parede de um cartório resolve a suposição antes que ela custe o prazo.

E depois há o problema dos papéis que vêm de fora, que num país com tanta gente a viver noutro é a regra e não a exceção. Uma procuração assinada em França ou na Suíça não serve por estar assinada: precisa de estar legalizada — apostila, quando o país aderiu à convenção que a prevê — e, conforme o caso, traduzida por quem tenha competência para o fazer. Quem não souber isto antes de marcar envia o documento, marca a escritura, e descobre no próprio dia que falta uma coisa que demora mais duas semanas a obter.

É por isso que estas três informações valem mais na parede do que em qualquer outro sítio. Nenhuma delas se procura na internet, porque para procurar é preciso saber que existe uma pergunta. Chegam a quem está sentado à espera de tratar de outro assunto — uma compra, uma autenticação, um reconhecimento de assinatura — e é precisamente essa pessoa que daqui a três meses vai precisar delas, na altura em que já não há margem para as descobrir.

Com toda a honestidade: isto não é aconselhamento jurídico, as regras e os prazos mudam e quem decide o que aparece és tu — o ecrã mostra o que carregas. O que te tiramos é a manutenção: corrigir uma linha no dia em que uma regra muda, em vez de retirar um aviso de cada sala.