Der Termin, die Leistungen und die Pflichthinweise,
auf den Bildschirmen im Notariat

Das lange Warten wird kurz, wenn man die Nummer sieht. Die notariellen Vorgänge brauchen ihre Zeit, und ein voller Raum ohne Information erzeugt Anspannung. Die laufende Nummer, das Zimmer und wie viele davor sind zu zeigen — über die Nummer, nie über den Namen — macht das Warten erträglich und entlastet ein Personal, das aufhört, alle paar Minuten „wie lange noch?" zu beantworten.

Die klaren Unterlagen vermeiden den vergeblichen Weg. Die Ursache Nummer eins eines gescheiterten Notartermins ist der Mandant, der ohne das nötige Dokument ankommt. Auf dem Bildschirm zu zeigen, was für jede Urkundenart mitzubringen ist — der gültige Personalausweis, die Urkunde, die Vollmacht — sorgt dafür, dass er mit allem kommt und der Vorgang in einem einzigen Besuch erledigt wird. Das ist Zeit des Notars und des Mandanten, die nicht verloren geht.

Ein Image der seriösen, aktuellen Kanzlei. Ein Notariat vermittelt Vertrauen, und die aktuellen Pflichthinweise auf dem Bildschirm — das Informationsblatt, die DSGVO, die Beschwerden — kommunizieren Sorgfalt. Es ist ein subtiler, aber realer Unterschied gegenüber der Pinnwand mit angehefteten, vergilbten Blättern, in einer Umgebung, in der die Seriosität Teil des Service ist.

Ganz ehrlich: Wir binden uns weder an deinen internen Kalender noch an deine Verwaltungssysteme an. Der Bildschirm zeigt die Nummer, die Leistungen, die Unterlagen und die Hinweise, die du hochlädst, über die Nummer und ohne persönliche Daten des Mandanten. Digisini ist die Bildschirm-Ebene, die den Raum ordnet und gescheiterte Termine vermeidet, keine Notariatssoftware.

Sie wird nicht deshalb übergangen, weil jemand etwas verbergen will, sondern weil alle es eilig haben. Der Verkäufer drängt, die Finanzierungszusage läuft, der Makler hat einen Termin gefunden. Und der Käufer, der zum ersten Mal in seinem Leben eine solche Summe unterschreibt, sagt ja — weil er nicht weiß, dass die zwei Wochen sein Recht sind und nicht eine Höflichkeit des Büros. Ein Satz im Wartebereich sagt ihm das, ohne dass er jemanden fragen muss, und das ist der einzige Ort, an dem er ihn rechtzeitig liest.

Das Vorlesen ist die zweite Überraschung und die häufigste Beschwerde, die gar keine ist. Eine Urkunde wird vollständig verlesen, und deshalb dauert ein Termin nicht zehn Minuten, sondern deutlich länger. Wer das nicht weiß, sitzt unruhig da, sieht auf die Uhr, denkt an das Parkticket und hört genau in dem Moment nicht mehr zu, in dem es darauf ankäme. Wer es vorher gelesen hat, plant zwei Stunden ein und hört zu. Es ist derselbe Termin — nur einmal als Zumutung erlebt und einmal als Verfahren.

Dazu gehört die unspektakulärste Liste des ganzen Büros und die, die am meisten zweite Termine spart: was mitzubringen ist. Ausweis, Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Finanzierung, Daten aller Beteiligten. Es ist immer dasselbe, es wird immer am Telefon gesagt und es fehlt trotzdem regelmäßig — weil es einer Person gesagt wurde und drei erscheinen. An der Wand liest es auch der Ehepartner, der beim Telefonat nicht dabei war.

Und der Ton entscheidet hier mehr als anderswo, weil dieser Wartebereich anders ist als alle übrigen in diesem Katalog. Wer hier sitzt, kauft eine Wohnung, regelt einen Erbfall oder gründet etwas — nervös, mit einer Mappe auf den Knien, oft zu zweit und selten in guter Stimmung. Nichts hier braucht Werbung: was hilft, ist zu wissen, wie lange es dauert, was gleich passiert und was man noch verlangen darf.

Ganz ehrlich: wir zeigen, was du einträgst, und wir beraten niemanden. Welche Fristen und Pflichten im Einzelfall gelten, sagen das Beurkundungsrecht und dein Berufsstand — der Punkt hier ist nur, dass die zwei Wochen dem Beteiligten gehören, dass er davon meistens nichts weiß, und dass der Wartebereich der letzte Ort ist, an dem er es rechtzeitig erfährt.