Der Termin, die Leistungen und die Pflichthinweise,
auf den Bildschirmen im Notariat

Das lange Warten wird kurz, wenn man die Nummer sieht. Die notariellen Vorgänge brauchen ihre Zeit, und ein voller Raum ohne Information erzeugt Anspannung. Die laufende Nummer, das Zimmer und wie viele davor sind zu zeigen — über die Nummer, nie über den Namen — macht das Warten erträglich und entlastet ein Personal, das aufhört, alle paar Minuten „wie lange noch?" zu beantworten.

Die klaren Unterlagen vermeiden den vergeblichen Weg. Die Ursache Nummer eins eines gescheiterten Notartermins ist der Mandant, der ohne das nötige Dokument ankommt. Auf dem Bildschirm zu zeigen, was für jede Urkundenart mitzubringen ist — der gültige Personalausweis, die Urkunde, die Vollmacht — sorgt dafür, dass er mit allem kommt und der Vorgang in einem einzigen Besuch erledigt wird. Das ist Zeit des Notars und des Mandanten, die nicht verloren geht.

Am Tag der Beurkundung sitzen zwei Familien im Wartebereich, die sich nicht kennen. Käufer, Verkäufer, die jeweiligen Ehepartner, manchmal ein Makler und jemand von der Bank: sieben Personen, die zu unterschiedlichen Zeiten für dieselbe Unterschrift eintreffen, und es reicht, dass eine fehlt, damit der Termin für alle platzt. Eine Anzeige, welche Beurkundung in welchem Zimmer läuft und wer noch aussteht, erspart dem Sekretariat eine halbe Stunde Telefonate — und den beiden Familien das Anschauen im Flur mit der Frage, ob sie überhaupt richtig sind.

Ganz ehrlich: Wir binden uns weder an deinen internen Kalender noch an deine Verwaltungssysteme an. Der Bildschirm zeigt die Nummer, die Leistungen, die Unterlagen und die Hinweise, die du hochlädst, über die Nummer und ohne persönliche Daten des Mandanten. Digisini ist die Bildschirm-Ebene, die den Raum ordnet und gescheiterte Termine vermeidet, keine Notariatssoftware.

Sie wird nicht deshalb übergangen, weil jemand etwas verbergen will, sondern weil alle es eilig haben. Der Verkäufer drängt, die Finanzierungszusage läuft, der Makler hat einen Termin gefunden. Und der Käufer, der zum ersten Mal in seinem Leben eine solche Summe unterschreibt, sagt ja — weil er nicht weiß, dass die zwei Wochen sein Recht sind und nicht eine Höflichkeit des Büros. Ein Satz im Wartebereich sagt ihm das, ohne dass er jemanden fragen muss, und das ist der einzige Ort, an dem er ihn rechtzeitig liest.

Das Vorlesen ist die zweite Überraschung und die häufigste Beschwerde, die gar keine ist. Eine Urkunde wird vollständig verlesen, und deshalb dauert ein Termin nicht zehn Minuten, sondern deutlich länger. Wer das nicht weiß, sitzt unruhig da, sieht auf die Uhr, denkt an das Parkticket und hört genau in dem Moment nicht mehr zu, in dem es darauf ankäme. Wer es vorher gelesen hat, plant zwei Stunden ein und hört zu. Es ist derselbe Termin — nur einmal als Zumutung erlebt und einmal als Verfahren.

Dazu gehört die unspektakulärste Liste des ganzen Büros und die, die am meisten zweite Termine spart: was mitzubringen ist. Ausweis, Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Finanzierung, Daten aller Beteiligten. Es ist immer dasselbe, es wird immer am Telefon gesagt und es fehlt trotzdem regelmäßig — weil es einer Person gesagt wurde und drei erscheinen. An der Wand liest es auch der Ehepartner, der beim Telefonat nicht dabei war.

Und der Ton entscheidet hier mehr als anderswo, weil dieser Wartebereich anders ist als alle übrigen in diesem Katalog. Wer hier sitzt, kauft eine Wohnung, regelt einen Erbfall oder gründet etwas — nervös, mit einer Mappe auf den Knien, oft zu zweit und selten in guter Stimmung. Nichts hier braucht Werbung: was hilft, ist zu wissen, wie lange es dauert, was gleich passiert und was man noch verlangen darf.

Ganz ehrlich: wir zeigen, was du einträgst, und wir beraten niemanden. Welche Fristen und Pflichten im Einzelfall gelten, sagen das Beurkundungsrecht und dein Berufsstand — der Punkt hier ist nur, dass die zwei Wochen dem Beteiligten gehören, dass er davon meistens nichts weiß, und dass der Wartebereich der letzte Ort ist, an dem er es rechtzeitig erfährt.

Wer nur beglaubigen lässt, reiht sich selbst ein. Am Empfang hängt ein Code für Beglaubigungen ohne Termin: Vollmacht, Handelsregisteranmeldung, Grundschuldformular. Wer ihn mit der Kamera erfasst, hat eine Nummer und muss der Notarfachangestellten nicht erst erklären, dass er „nur ganz kurz“ etwas braucht.

Die Beurkundung wird nicht unterbrochen. Die Fachangestellte ruft die nächste Beglaubigung, wenn sie Luft hat, und zwar vom eigenen Handy. Der Mandant sieht auf seinem Display, wie viele Beglaubigungen vor ihm liegen, und wartet im Café gegenüber statt neben dem Ehepaar, das gleich seinen Hauskauf unterschreibt. Ist er dran, erscheint „B-006 → Empfang“ auf dem Bildschirm.

Älteren Mandanten hilft das Team. Wer kein Smartphone dabeihat, bekommt die Nummer am Empfang aus dem Panel, an der gleichen Stelle der Reihe. Mehr dazu auf der Seite Wartemarken per QR.

Ehrlich gesagt: Beurkundungstermine plant das nicht, und mit der Notariatssoftware ist nichts verbunden. Was beglaubigt wird, erfährt die Warteschlange nie, und ein Name kommt nur hinein, wenn du das freiwillige Feld einschaltest: Dann sieht ihn allein die Fachangestellte, und er ist mit dem Abschluss der Nummer gelöscht. Die Meldung auf dem Handy kommt nur bei geöffneter Seite an; bei gesperrtem Gerät bleibt sie aus.