Salas, pautas e KPIs,
nos ecrãs do escritório

O sigilo não é negociável. Quem procura um advogado traz muitas vezes uma questão delicada e não quer ser chamado pelo nome na sala de espera. A senha chamada por número respeita essa necessidade de discrição, que num escritório de advocacia é parte do segredo profissional. O Digisini não trata os dados dos clientes nem se conecta ao sistema de gestão: mostra o número da senha e os conteúdos que tu carregas, e nada do cliente sai do escritório. A discrição é, neste setor, uma forma de respeito e de profissionalismo.

A autoridade é o que vende. Num setor onde se vende confiança e expertise, o cliente escolhe o advogado também pela percepção de competência e seriedade. Comunicar com sobriedade as áreas de atuação, os reconhecimentos e o jeito de trabalhar do escritório, na receção e na sala de espera, constrói essa autoridade antes da reunião. O cliente que percebe um escritório sério e competente confia com mais segurança, e a primeira impressão pesa quando há um problema importante em jogo.

Os prazos processuais não admitem erro. Um escritório vive de prazos fatais — um prazo para recurso, uma data de audiência —, e perder um é um dano grave para o cliente e para o escritório. Um ecrã na área dos advogados com a agenda de prazos e audiências mantém a equipa alinhada no que não se pode esquecer, e é um apoio concreto num trabalho onde a organização dos prazos é parte da responsabilidade profissional.

Com toda a franqueza: não nos conectamos ao teu software de gestão jurídica nem tratamos os dados dos clientes; a senha por número não expõe nenhum dado. O ecrã mostra as áreas de atuação, a informação sóbria e a agenda de prazos que tu carregas, e tu atualizas pelo painel. O Digisini é a camada de ecrã que comunica autoridade e coordena a equipa, com a discrição devida.

É daqui que nasce a maior parte das queixas sobre advogados, e quase nunca do resultado. As reclamações que se ouvem são sobre não ter sido informado, sobre ter ligado três vezes, sobre ter ficado sem saber em que ponto estava — e chegam com frequência de processos que correram bem. O trabalho estava a ser feito; o que faltou foi a informação de que estar parado era o estado esperado naquela fase.

O que resolve isto não é comunicar mais, é comunicar o calendário uma vez. As fases típicas, quanto costuma demorar cada uma, e em que momentos há efetivamente algo a dizer. Escrito na sala onde as pessoas esperam, chega a todos os clientes do escritório sem custar um telefonema — e transforma a pergunta que fazem ao balcão de «há alguma novidade?» em «estamos na fase que dizia o quadro?», que é uma pergunta que se responde em dez segundos.

Convém acrescentar a parte que dá credibilidade ao resto: o que o escritório se compromete a fazer mesmo quando não há novidades. Um contacto a cada tantos meses ainda que seja para dizer que nada mudou. É uma promessa pequena, verificável, e é praticamente a única que um cliente pode usar para avaliar um escritório antes de o processo terminar — que é precisamente quando ele decide se recomenda ou não.

Com toda a honestidade: os prazos e as fases dependem da matéria e do tribunal, e nada disto é informação jurídica — o ecrã mostra o que o escritório escreve. Falamos disto porque é a informação que mais reclamações evita e a que quase nunca está escrita em lado nenhum, apesar de ser a mesma para toda a gente que espera naquela sala.