As salas livres e os eventos,
nos ecrãs do espaço

O pertencimento é o que faz renovar. O grande problema de um coworking é o churn: o membro que sai no fim do mês. E ele não sai pela mesa — sai porque não se sente parte de nada. Um ecrã que mostra os eventos, os novos membros, o mural e a vida do espaço cria a comunidade que faz renovar a mensalidade. O membro que se sente em casa não troca de coworking por uma diferença pequena de preço.

As salas e as estações vazias são receita perdida. Uma sala de reunião livre que ninguém sabe estar disponível é uma hora que não se fatura. Mostrar em tempo real a disponibilidade de salas e estações preenche os vazios e reduz os atritos — ninguém entra onde não deve, e quem procura uma sala a encontra sem perguntar na receção. É ocupação que hoje se perde por pura falta de visibilidade.

O lobby vende para quem avalia assinar. O visitante que vem conhecer o espaço decide em boa parte pelo que percebe: um espaço vivo, com eventos e energia, ou um espaço silencioso e vazio. Um lobby com o ecrã mostrando a semana, quem está e o que acontece comunica « aqui tem comunidade » antes mesmo de ti contar, e é o que fecha a adesão.

Com toda a franqueza: não gerimos a reserva de salas nem os acessos. Se tu já usas um software de reserva, continua com ele; o ecrã mostra a disponibilidade e os eventos que tu carregas, ou atualiza pelo telemóvel. O Digisini é a camada de ecrã que cria comunidade e preenche os espaços, não o sistema de gestão do coworking.

O que se perde a cada rotação não são os membros: é o que eles sabiam. Onde é o café bom, a que horas a sala grande está livre, quem é que percebe de contabilidade, que à quinta há almoço em conjunto. Isso vive na cabeça de quem já cá está há um ano e transmite-se por conversa, o que significa que chega a quem já se integrou e nunca a quem chegou ontem. Escrito na parede, chega aos dois — e chega sobretudo ao que ainda não tem a quem perguntar.

Para quem entra pela primeira vez, três linhas valem mais do que um evento. Quem está cá esta semana e em que trabalha, o que acontece nos próximos dias, e uma frase que autorize a falar com alguém: « se estás a começar, fala com quem estiver na mesa do fundo ». Parece pequeno e não é: a diferença entre um coworking que se renova e outro que se esvazia está quase sempre em quantos dos que chegam falam com alguém na primeira semana.

E há a parte que só se vê na conta bancária: a saída pode ser uma renovação. Quem vai embora em março volta muitas vezes em setembro, ou manda um colega — se sair sabendo como se volta. Uma linha com as condições de regresso, ou simplesmente com o mail para reservar, dita na última semana de alguém, faz mais pela ocupação do que qualquer campanha para captar gente nova. É o mesmo raciocínio de um hotel que trata bem a saída, e por alguma razão nos coworkings quase nunca se faz.

Sem exageros: um ecrã não constrói comunidade nenhuma. Isso faz-se com quem está ao balcão a apresentar pessoas umas às outras, e não há software que substitua essa pessoa. O que se pode dizer com honestidade é que a informação que essa pessoa repete vinte vezes por semana pode estar escrita, e que isso lhe devolve tempo para fazer a parte que só ela pode fazer.