Die Warteschlange, die Fristen und die Hinweise,
auf den Bildschirmen deiner Steuerkanzlei
Der Mandant kommt mitten in der Einkommensteuererklärungszeit, sieht seine Nummer auf dem Bildschirm und wie lange er noch wartet — ohne die Rezeption zu nerven. Während er wartet, liest er, welche Unterlagen er mitbringen muss, und die ELSTER-Fristen des Monats. Statt immer wieder zu erklären „die USt-VA läuft am 10. ab", zeigt es der Bildschirm von allein. Du änderst Warteschlangen und Hinweise vom Handy.
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Schalter 2 · USt-VA bis 10. · Wartezeit ~8 Min
Was du auf dem Bildschirm zeigst
ab dem ersten Tag
Fertige Vorlagen für die Einzelkanzlei und die Steuerberatungsgesellschaft mit mehreren Bereichen.
Warteschlange und Wartebereich ohne Stress
In der Einkommensteuersaison oder beim Quartalsabschluss zieht der Mandant eine Nummer und sieht auf dem Bildschirm, wie viele noch vor ihm sind und die geschätzte Wartezeit. Die Rezeption hört auf, ständig „Wer ist der Nächste?" zu beantworten. Die Schlange fließt, der Mandant wartet ruhig mit nützlichen Inhalten und niemand geht, weil er nicht weiß, wie lange es noch dauert.
ELSTER-Fristen und Steuertermine immer im Blick
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Lohnsteueranmeldung, die Lohnabrechnung, die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer — jede mit ihrem Abgabetermin. Der Mandant sieht, dass die USt-VA am 10. fällig ist, und bringt seine Belege rechtzeitig. Das Team hat den Steuerkalender des Monats vor Augen, ohne das Verwaltungsprogramm zu öffnen.
Unterlagenliste je Vorgang und Mandatsstatus
Welche Dokumente für die Einkommensteuererklärung, für eine Gewerbeanmeldung oder für den Jahresabschluss mitgebracht werden müssen. Der Mandant kommt mit allem, was nötig ist, und der Vorgang klappt beim ersten Mal. Im internen Bereich zeigt der Bildschirm den Status jedes Mandats und was noch von welchem Mandanten fehlt — ganz ohne Post-its zu jagen.
Aktuelle Steueränderungen und interne Kommunikation
Die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Neuerungen des Monats, Hinweise des Finanzamts, die Erfolge des Teams und die Einkommensteuersaison bei 64 % des Ziels. Der Mandant erlebt eine Kanzlei, die auf dem aktuellen Stand ist, und das Team arbeitet mit denselben Informationen — statt in zehn verschiedenen E-Mails.
Der Plan, den deine
Steuerkanzlei braucht
Kleine Kanzlei mit 1 Bildschirm im Empfang: Starter 9 €/Monat. Kanzlei mit Empfang + Wartebereich + Teamzone: Pro 19 €/Monat (3 Bildschirme, am beliebtesten). Große Steuerkanzlei mit mehreren Bereichen: Business 59 €/Monat. Netzwerk aus Steuerkanzleien an mehreren Standorten: Network 199 €/Monat. Alle mit 14 Tagen Test ohne Kreditkarte.
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Wo der Bildschirm hinkommt
in der Steuerkanzlei
In der Hochphase überläuft der Empfang. Die Information nach Zonen zu verteilen, entlastet das Team und beruhigt den Mandanten.
Empfang und Wartebereich
Die Nummer und die geschätzte Zeit, damit der Mandant den Empfang nicht mit „wie lange noch?" bedrängt, und die Liste, welche Unterlagen für seinen Vorgang mitzubringen sind. In der Hochphase oder am Quartalsende ist das der Bildschirm, der die Anspannung des Raums senkt.
Beratungsschalter
Die Frist des Moments gut sichtbar: die USt-Voranmeldung zum 10., die Lohnsteuer, die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer. Der Mandant sieht, dass seine Frist naht, und wird aktiv, ohne dass du ihm hinterhertelefonieren musst.
Teambereich
Interne Kommunikation ohne Marketing: Ziele der Kampagne, Hinweise des Finanzamts, Regeländerungen des Monats, die Verteilung der Fälle. Das hält die Kanzlei ausgerichtet, ohne überflüssige Meetings noch Mails, die keiner öffnet.
Mehrere Standorte
Kanzlei mit mehreren Standorten: ein Panel, eine Liste pro Standort. Du veröffentlichst eine Regeländerung oder eine neue Frist an alle zugleich, oder berührst nur die Nummer eines bestimmten Standorts. Ohne die Büros abzugehen und die Bildschirme von Hand zu aktualisieren.
Hör auf, tausendmal
„die USt ist zum 10. fällig" zu sagen
Die versteckten Kosten einer Kanzlei in der Hochphase sind nicht das Wartezimmer: es sind die Unterbrechungen am Empfang, die Zweitbesuche wegen unvollständiger Unterlagen und das Stressgefühl des Mandanten.
Die Hochphase überläuft den Empfang, und der Bildschirm entlastet ihn. Ein Mandant, der seine Nummer und die geschätzte Zeit sieht, hört auf, alle fünf Minuten zu fragen. Derselbe Bildschirm erinnert „USt-Voranmeldung: fällig zum 10.", ohne dass es jemand zum x-ten Mal wiederholt. Der Empfang betreut wieder, statt Uhr und Merkzettel zu spielen.
Weniger Zweitbesuche wegen fehlender Papiere. Die Ursache Nummer eins eines gescheiterten Termins ist der Mandant, der ohne die Unterlagen ankommt. Wenn er im Raum die Checkliste „was mitbringen" für seinen Vorgang sieht — Gewerbeanmeldung, Einkommensteuererklärung, GmbH-Gründung —, kommt er mit allem und der Vorgang wird in einem einzigen Besuch erledigt. Das ist zurückgewonnene Beraterzeit mitten in der Hochphase.
Ein Bild einer aktuellen Kanzlei. Auf dem Bildschirm die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Neuigkeiten des Monats, die Hinweise des Finanzamts und die Regeländerungen zu zeigen, vermittelt, was ein Mandant bei seiner Kanzlei sucht: dass sie über alles im Bild ist. Es ist eine günstige Differenzierung gegenüber der Kanzlei nebenan, die noch beim Korkbrett mit angehefteten Blättern ist.
Ganz ehrlich: Wir lesen keine Akten und verbinden uns nicht mit DATEV, Lexoffice oder Addison. Der Bildschirm informiert — Nummern, Fristen, Unterlagen, Neuigkeiten —, er führt nicht die Buchhaltung. Du bleibst bei deiner gewohnten Software; Digisini ist die Bildschirm-Ebene der Kanzlei.
Die Menge an Arbeit ist planbar
der Zeitpunkt nicht — weil er davon abhängt, wann Mandanten ihre Unterlagen bringen
Eine Kanzlei kennt ihre Fristen auf den Tag genau und trotzdem entsteht jedes Jahr derselbe Stau. Der Grund liegt nicht in der Kanzlei: ein Teil der Mandanten liefert erst kurz vor Schluss, alle im selben Zeitraum, und aus gut verteilter Arbeit wird eine Spitze, die nur mit Überstunden zu bewältigen ist.
Was daran tatsächlich beeinflussbar ist:
- Ein interner Termin vor dem gesetzlichen. Nicht als Erfindung, sondern offen kommuniziert: bis zu diesem Datum ist die Bearbeitung ohne Zuschlag zugesagt. Das verschiebt einen Teil der Kurve nach vorn.
- Erinnern, bevor es eng wird. Die meisten Nachzügler sind keine Verweigerer; sie haben es nicht auf dem Schirm. Zwei Erinnerungen im Abstand von Wochen holen mehr herein als eine dringende.
- Und eine Liste dessen, was fehlt. «Unterlagen einreichen» ist eine Aufgabe ohne Anfang. Vier konkrete Punkte sind eine, die man an einem Abend erledigt.
Der Punkt, an dem sich das rechnet, ist gut messbar: eine Woche früher eingereicht kostet in der Bearbeitung spürbar weniger als dieselbe Akte in der Spitzenwoche. Nicht wegen des Aufwands je Akte, sondern weil in der Spitze alles gleichzeitig liegt und jeder Wechsel zwischen Vorgängen Zeit frisst.
Und es gibt einen Nebeneffekt, der schwerer wiegt als die Stunden: in der Spitze passieren die Fehler. Wer die Kurve abflacht, kauft sich nicht nur ruhigere Wochen, sondern weniger Korrekturen — und Korrekturen sind die Arbeit, die niemand berechnen kann.
Trag ein, in welcher Woche im letzten Jahr die meisten Unterlagen eingingen. Setz deinen internen Termin drei Wochen davor und sag ihn früh genug, damit er als Angebot ankommt und nicht als Druck.
Was Steuerkanzleien
uns am häufigsten fragen
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