TCO-Rechner
Open Source vs SaaS

Der erste Fall: ein oder zwei Bildschirme, niemand mit IT-Aufgaben im Haus.

Hier gewinnt eine gehostete Lösung praktisch immer, und zwar nicht knapp. Der Grund ist nicht der Preis der Software, sondern dass die Stunden für Einrichtung, Aktualisierung und Störungen bei dieser Größe auf eine einzige Person fallen, die eigentlich etwas anderes tut. Rechnen ändert daran nichts.

Der zweite Fall: ein bestehender Server und jemand, dessen Beruf das ist.

Hier gewinnt Selbsthosting fast immer, aus dem umgekehrten Grund: Die Stunden existieren ohnehin und werden nicht zusätzlich bezahlt. Auch das ändert kein Rechner.

Der Rechner ist für alles dazwischen gedacht, und dazwischen liegt mehr, als man denkt: drei bis zwölf Bildschirme, jemand mit technischem Interesse aber ohne entsprechende Stelle, mehrere Standorte mit unterschiedlichem Bedarf. In dieser Zone hängt das Ergebnis tatsächlich an den Zahlen — und kippt regelmäßig, wenn man den Stundensatz auch nur leicht ändert.

Es gibt noch einen dritten Fall, der selten genannt wird und in dem beide Antworten falsch sind: wenn sich der Inhalt nie ändert. Dann ist die Frage nicht, welches System, sondern ob überhaupt eines — und ein gedrucktes Schild schlägt beide Optionen deutlich.

Schau zuerst, in welchem der drei Fälle du bist. Bei zweien davon ist der Rechner Zeitverschwendung, und das zu wissen ist genauso nützlich wie das Ergebnis.

Was in dieser Zeit tatsächlich anfällt, in der Reihenfolge, in der es auffällt:

• Inhalte neu aufbauen. Was bisher lief, ist selten exportierbar. Es abzutippen ist keine Stunde, sondern ein Nachmittag pro Standort — und es ist der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird.
• Doppelt zahlen im Überlappungsmonat. Wer sauber wechselt, lässt beides eine Weile parallel laufen. Das ist vernünftig und kostet einen Monat doppelt.
• Und die Zeit für das Lernen. Nicht deine — die der Person, die es danach täglich bedient. Wenn die nicht eingeplant ist, wird sie trotzdem verbraucht, nur ungeplant.

Der Grund, warum das in eine TCO-Rechnung gehört, ist nicht Vollständigkeit: es ist der Posten, der die Amortisationsdauer verschiebt. Ein Wechsel, der sich rechnerisch nach acht Monaten trägt, trägt sich mit Übergangskosten vielleicht erst nach vierzehn — und das ist ein anderer Beschluss, nicht dieselbe Zahl mit einem Sternchen.

Es gibt eine Gegenrechnung, die genauso oft fehlt: Nichtstun kostet auch. Wer bleibt, zahlt weiter die Stunden, die überhaupt der Grund für die Rechnung waren. Der Übergang ist teuer, aber er ist endlich; das andere läuft weiter.

Setz eine Zeile über den Vergleich: Übergang, einmalig. Trag ein, wie viele Stunden Inhalte neu aufbauen realistisch dauert. Steht sie nicht da, ist sie nicht null — sie ist nur nicht aufgeschrieben.

Ein runder Zeitraum ist keine Schätzung, sondern eine Gewohnheit. Drei Jahre und fünf Jahre sind die beiden Zahlen, die in fast jedem dieser Vergleiche voreingestellt sind, und sie kommen von nirgendwo: weder Gerätegarantie noch Lebensdauer des Panels noch Laufzeit irgendeines Vertrags. Sie sehen in einer Tabelle ordentlich aus. Und zwischen der einen und der anderen kann sich ändern, welche Option gewinnt — bei exakt denselben Preisen.

Der ehrliche Zeitraum ist, wie lange das so läuft, wie es heute läuft. Und das gibt nicht die Hardware vor, sondern die erste Änderung, die einen Neuaufbau erzwingt: ein Umbau, eine neue Karte oder Marke, der Weggang der Person, die sich darum kümmert. Wird der Laden alle drei Jahre umgebaut, rechnet man auf fünf Jahre eine Ersparnis herbei, die nie eintrifft. Bleibt der Bildschirm acht Jahre hängen, bestraft eine Rechnung auf drei Jahre die Option, die vorne mehr und hinten weniger kostet.

Es gibt eine Prüfung, die die Hälfte dieser Vergleiche auseinandernimmt, und sie dauert zwei Minuten. Dieselbe Rechnung über zwei verschiedene Zeiträume. Gewinnt beide Male dieselbe Option, entscheidet die Zahl, und der Zeitraum ist egal. Wechselt die Siegerin, dann hast du nicht herausgefunden, welche besser ist, sondern dass die Entscheidung davon abhängt, wie lange du so bleiben willst — und das ist eine Geschäftsfrage, die kein Tabellenblatt beantwortet.

Ganz offen: unser Rechner hat dasselbe Problem, und ein längerer voreingestellter Zeitraum behebt es nicht. Deshalb lohnt es sich, das Ergebnis zweimal anzusehen, bevor man es in eine Besprechung mitnimmt.