TCO-Rechner
Open Source vs SaaS

Der erste Fall: ein oder zwei Bildschirme, niemand mit IT-Aufgaben im Haus.

Hier gewinnt eine gehostete Lösung praktisch immer, und zwar nicht knapp. Der Grund ist nicht der Preis der Software, sondern dass die Stunden für Einrichtung, Aktualisierung und Störungen bei dieser Größe auf eine einzige Person fallen, die eigentlich etwas anderes tut. Rechnen ändert daran nichts.

Der zweite Fall: ein bestehender Server und jemand, dessen Beruf das ist.

Hier gewinnt Selbsthosting fast immer, aus dem umgekehrten Grund: Die Stunden existieren ohnehin und werden nicht zusätzlich bezahlt. Auch das ändert kein Rechner.

Der Rechner ist für alles dazwischen gedacht, und dazwischen liegt mehr, als man denkt: drei bis zwölf Bildschirme, jemand mit technischem Interesse aber ohne entsprechende Stelle, mehrere Standorte mit unterschiedlichem Bedarf. In dieser Zone hängt das Ergebnis tatsächlich an den Zahlen — und kippt regelmäßig, wenn man den Stundensatz auch nur leicht ändert.

Es gibt noch einen dritten Fall, der selten genannt wird und in dem beide Antworten falsch sind: wenn sich der Inhalt nie ändert. Dann ist die Frage nicht, welches System, sondern ob überhaupt eines — und ein gedrucktes Schild schlägt beide Optionen deutlich.

Schau zuerst, in welchem der drei Fälle du bist. Bei zweien davon ist der Rechner Zeitverschwendung, und das zu wissen ist genauso nützlich wie das Ergebnis.

Was in dieser Zeit tatsächlich anfällt, in der Reihenfolge, in der es auffällt:

• Inhalte neu aufbauen. Was bisher lief, ist selten exportierbar. Es abzutippen ist keine Stunde, sondern ein Nachmittag pro Standort — und es ist der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird.
• Doppelt zahlen im Überlappungsmonat. Wer sauber wechselt, lässt beides eine Weile parallel laufen. Das ist vernünftig und kostet einen Monat doppelt.
• Und die Zeit für das Lernen. Nicht deine — die der Person, die es danach täglich bedient. Wenn die nicht eingeplant ist, wird sie trotzdem verbraucht, nur ungeplant.

Der Grund, warum das in eine TCO-Rechnung gehört, ist nicht Vollständigkeit: es ist der Posten, der die Amortisationsdauer verschiebt. Ein Wechsel, der sich rechnerisch nach acht Monaten trägt, trägt sich mit Übergangskosten vielleicht erst nach vierzehn — und das ist ein anderer Beschluss, nicht dieselbe Zahl mit einem Sternchen.

Es gibt eine Gegenrechnung, die genauso oft fehlt: Nichtstun kostet auch. Wer bleibt, zahlt weiter die Stunden, die überhaupt der Grund für die Rechnung waren. Der Übergang ist teuer, aber er ist endlich; das andere läuft weiter.

Setz eine Zeile über den Vergleich: Übergang, einmalig. Trag ein, wie viele Stunden Inhalte neu aufbauen realistisch dauert. Steht sie nicht da, ist sie nicht null — sie ist nur nicht aufgeschrieben.